La destruction des archives publiques ?

Détruire des archives publiques ne veut pas dire les jeter à la corbeille. Il convient de respecter quelques procédures de base. La destruction d’archives publiques ne peut par exemple se faire sans le visa du directeur des Archives départementales. Toute élimination d’archives publiques réalisée sans ce visa préalable du directeur des Archives départementales est passible de 3 ans d’emprisonnement et de 45.000 euros d’amende.

Quelles sont les archives publiques ?

Le code du Patrimoine détermine les archives publiques comme étant l’ensemble des dossiers, quels que soit leur date, leur forme et leur support matériel, produit ou obtenu par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme, que ce soit public ou privé, dans l’exercice de leur activité.
Comme mentionné dans le code du patrimoine, les archives publiques sont :
• Les documents qui sont issus de l’activité de l’État, des collectivités territoriales, des établissements et entreprises publics.
• Les minutes et répertoires des officiers, que ce soit public ou ministériel.
Pour que la destruction d’archives soit possible, il faut respecter certaines conditions.

Quels documents détruire ?

La destruction des documents produits par les administrations, collectivités et établissements publics ne peut se faire qu’en respect des points suivants :
• Juridique : les délais de prescription fixés par la loi
• Administratif : le document n’est plus utile au service qui l’a produit
• Historique : l’intérêt que représente le dossier pour la recherche historique.

Comment prépare-t-on à l’élimination des archives publiques ?

Il faut identifier avant tout les éliminations annuelles telles que le signe sur les boîtes d’Archives éliminables à terme. Ensuite, il est nécessaire de rédiger du bordereau d’élimination en mentionnant :
– Le type de dossier à éliminer,
– Les dates extrêmes (année du dossier le plus ancien et le plus récent)
– Le nombre de boîtes ou le métrage.
Un modèle type est accessible dans le répertoire informatique du réseau commun de la mairie.
Par la suite, il faut faire une impression en trois exemplaires des bordereaux de destruction et signatures de ceux-ci par la direction générale des services ainsi que par M. le Maire. Il est également nécessaire d’envoyer ces 3 exemplaires signés aux Archives départementales pour visa du directeur. Il est le seul à avoir l’autorité scientifique et technique des Archives communales du département.

Quand procède-t-on à l’élimination ?

Dès lors que les 2 bordereaux d’éliminations retournent avec l’accord et le visa des Archives départementales, l’on peut procéder à la destruction des archives. Notez que ces visas affirment que les dossiers ne sont plus utiles pour l’administration municipale, que les délais légaux de prescription sont passés et qu’ils ne présentent pas d’intérêt historique. Ils peuvent dans ce cas être éliminés. L’on peut éliminer les archives par ignition, recyclage ou bocardage.
A noter que les Archives destructibles à terme ne doivent pas être laissées très longtemps dans une pièce accessible par tous. En effet, la confidentialité due aux archives publiques concerne aussi les Archives à détruire.
Enfin, les archives départementales peuvent vous suggérer des prestataires d’élimination d’archives. Après la destruction des archives, ils peuvent vous délivrer un certificat de destruction.

Pour avoir un aperçu d’un bordereau d’éliminations, cliquez sur exemple de bordereau d’élimination d’archives publiques.

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