À l’ère du numérique, les courriers électroniques jouent un rôle primordial dans la communication d’une entreprise avec sa clientèle, ses fournisseurs, etc. Aussi, soignez votre message et ne négligez pas la signature email avant d’envoyer votre message. Voici quelques informations à retenir sur la signature email.
Le nom et le (s) prénom (s)
Inclure ces informations en fin de message est une forme de politesse et de respect envers votre interlocuteur. Il permet également au destinataire de valoriser votre sens du professionnalisme, et peut être un élément décisif dans le cas d’une négociation commerciale.
La fonction et/ou le département
Outre le fait d’insérer votre nom, pensez également à mettre en évidence votre fonction (directeur, secrétaire, assistant, etc.) et le département dans lequel vous officiez. Cela permettra au destinataire d’obtenir des renseignements supplémentaires sur votre personne, et sur votre entreprise. Sans ces éléments, il pourrait se tourner vers quelqu’un d’autre.
Le numéro de téléphone
Élément très important à ne pas omettre, le numéro de téléphone professionnel (et personnel si vous le souhaitez) doit figurer dans la signature email. Elle permet à l’interlocuteur de vous recontacter, au cas où l’e-mail serait un transfert et que votre adresse ait été égarée ou effacée dans la chaîne de discussion.
Le logo de l’entreprise
L’identité de la firme à laquelle vous appartenez doit toujours être mise en avant dans tous vos échanges avec des personnes de l’extérieur. Aussi, au-delà de l’aspect attrayant du logo, il est nécessaire d’insérer ce visuel pour permettre à l’interlocuteur de connaître la firme que vous représentez au premier coup d’œil.
Créer une signature email professionnelle
Si vous ne savez pas comment concevoir une signature email professionnelle en bonne et due forme, il existe des générateurs de signatures d’e-mail professionnels (gratuits pour la plupart) que vous pouvez utiliser : assistance.email, wisestamp et 1001emailsignatures.com.
Pour une signature email des plus classiques, sur les messageries classiques comme Gmail ou Outlook, la procédure pour faire une signature email est plus qu’aisée : il suffit de vérifier les Paramètres, de cliquer sur l’onglet Signature et de rédiger le contenu qui vous semble le plus approprié. Ci-après, un exemple sur lequel vous pouvez vous baser :
(Logo)
Jean X
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